Es ist toll, wenn SL sich die Arbeit machen, vorab so direkt auf die Charaktere vor angemeldeter Mitspielenden einzugehen. Das geht logischerweise nur, wenn man das online vorher abspricht, wie du es auch schreibst.
Bei spontan auf einem Con zustande kommenden Spielrunden gibt es das alles nicht. Dann muss der Rundenaushang und ein paar einleitende Sätze der SL eben ausreichen. In sehr seltenen Fällen kann es dann vorkommen, das Spielrunden auch gar nicht funktionieren, oder einzelne Leute mittendrin aussteigen. Nach meinen Erfahrungen passiert das aber sehr selten.