2019 Bacharach-Con 2019: Probleme mit dem Einladungsversand

[ohgottohgott]

vor 48 Minuten schrieb Fimolas:

Hallo Shayleigh!

Vielen Dank für die Erklärung, die doch sicherlich Verständnis weckt.

Vielleicht wäre es besser gewesen, wenigstens die paar Dauergäste (und sogar ehemaligen Mitorganisatoren), die man ja nicht nur namentlich, sondern sogar persönlich kennt, vorab - also vor Versand der Einladungen - darüber in Kenntnis zu setzen, dass sie aus der Liste gefallen sind. Das hätte die Hektik der letzten Tage mit unnötigem Warten (es stand doch schon vor Versand der Einladungen fest, wer nicht mehr auf dem Verteiler steht) deutlich minimiert und man hätte Ihnen nicht derart vor den Kopf gestoßen.

Weil es nun aber eine Lösung gibt, wird sich das alles hoffentlich in Wohlgefallen auflösen.

Liebe Grüße, Fimolas!

Du hast wahrscheinlich wenig Vorstellung davon, was unsere Einlader in den letzten Wochen geschafft haben. 

Und ich darüber sehr dankbar und heilfroh, dass jetzt endlich die Sache läuft. Dabei dann noch händisch abgleichen,  wer rausgefallen ist und extra benachrichtigen wäre bei aller Liebe zu unseren Gästen etwas viel geworden.

Also auch von meiner Seite: seid im Zweifel so nett und schickst uns einfach an die Vereinsadresse eine klitzekleine Mail und Ihr bekommt eine Einladung. 

[Einskaldir]

Ich schicke euch natürlich gerne Mail, aber ist es nicht schade, dass alle, die nicht im Forum lesen, euren Hinweis nicht mitbekommen?

Wäre es nicht eine praktikable Lösung gewesen, wie es einige kommerielle Anbieter gemacht haben, allen auf der Newsletterliste noch vor in Kraft treten der DSGVO eine Mail mit dem Datenschutzhinweis zu schicken und gut is?

 

[Raldnar]

Ich habe leider keine Einladung bekommen, obwohl ich gerade in diesem Jahr wieder kommen wollte ... 

[Lukarnam]

vor 26 Minuten schrieb Einskaldir:

Ich schicke euch natürlich gerne Mail, aber ist es nicht schade, dass alle, die nicht im Forum lesen, euren Hinweis nicht mitbekommen?

Wäre es nicht eine praktikable Lösung gewesen, wie es einige kommerielle Anbieter gemacht haben, allen auf der Newsletterliste noch vor in Kraft treten der DSGVO eine Mail mit dem Datenschutzhinweis zu schicken und gut is?

Ich hatte die gleiche Frage gestellt und eine Antwort bekommen.

Letztlich hat sich der Verein und die Verantwortlichen für eine Vorgehensweise entschieden, die unter gegebenen vielfältigen Rahmenbedingungen - wir Außenstehende kennen nicht alle - für die tatsächlich Ausführenden praktikabel ist. Immerhin ist es ein Hobby!

Nun ist ein Angebot auf dem Tisch. Man kann es annehmen oder lassen. Ich glaube der Aufwand der Diskussionsführung zu einer bereits  entschiedenen Sache ist höher als das Tippen und Absenden der Bitte um eine Erneuerung der "Geschäftsbeziehung" auf Grund regulatorischer Anforderungen.

 

PS: ich habe auch keine Einladung bekommen, der Verein wußte wohl nicht mehr, wer seine Gründerväter waren

Bearbeitet 19. Januar 2019 von Lukarnam

[sarandira]

Und wenn dann noch jeder ein paar persönlich bekannten und im Forum nicht so aktiven Stamm-Conbesuchern Bescheid gibt, ist vielleicht auch bald jedem geholfen.  

[sarandira]

vor 13 Minuten schrieb Raldnar:

Ich habe leider keine Einladung bekommen, obwohl ich gerade in diesem Jahr wieder kommen wollte ... 

Jetzt weißt Du ja Bescheid und kannst eine bekommen und Dich anmelden und ein Abenteuer leiten.  

[Raldnar]

Ich habe mal den Meldebogen auf der Homepage ausgefüllt und per E-Mail abgeschickt. Schauen wir mal ...

[Shayleigh]

vor 29 Minuten schrieb Einskaldir:

Ich schicke euch natürlich gerne Mail, aber ist es nicht schade, dass alle, die nicht im Forum lesen, euren Hinweis nicht mitbekommen?

Wäre es nicht eine praktikable Lösung gewesen, wie es einige kommerielle Anbieter gemacht haben, allen auf der Newsletterliste noch vor in Kraft treten der DSGVO eine Mail mit dem Datenschutzhinweis zu schicken und gut is?

 

Es hätte bestimmt viele - ggf. auch bessere - Möglichkeiten gegeben. Wir haben in unserer Orga leider keine Rechtsanwälte, weshalb wir uns so gut wir konnten in die Thematik eingearbeitet haben (was auch Zeit brauchte). Du magst es vielleicht besser wissen, aber wir kamen zu dem Schluss, dass wir bei der von Dir beschriebenen Vorgehensweise zwar den Hinweis zum Datenschutz versandt hätten, aber noch immer nicht originäre Daten vorliegen hätten, bzw. wüssten, woher wir einst den Datensatz bekommen haben. Natürlich hätte man - wie jetzt auch - um Zusendung bitten können, die Überwachung hätte jedoch einiges an Zeit gekostet und grade ich hatte und habe aktuell beruflich eine turbulente Zeit, weshalb ich das nicht hätte stämmen können. Für Leute, die nicht im Forum sind, tut es mir sehr leid, wenn sie diese Informationen nicht zeitnah erhalten. Allerdings war es schon immer so, dass sich Leute selbsttätig melden mussten, wenn sie aus irgendeinem Grund keine Einladung bekommen hatten. Bisher hat dies meines Wissens auch gut geklappt.

Ich bin gerne in der Bacharach-Orga und ich helfe gerne dabei den Con für uns alle zu organisieren. Dies kann ich (und auch jeder in dieser und anderen Orgas) nur in bestimmtem Rahmen. 

Ich denke hiermit habe ich unsere Entscheidung wirklich ausreichend (und abschließend) erklärt.

[Shayleigh]

vor 40 Minuten schrieb Lukarnam:

PS: ich habe auch keine Einladung bekommen, der Verein wußte wohl nicht mehr, wer seine Gründerväter waren

Wir würden Dich doch nie vergessen

Aber die DSGVO (und Abmahnanwälte) fragen nicht nach Gründervätern

[Fimolas]

Hallo Frank!

vor 1 Stunde schrieb ohgottohgott:

Du hast wahrscheinlich wenig Vorstellung davon, was unsere Einlader in den letzten Wochen geschafft haben. 

Und ich darüber sehr dankbar und heilfroh, dass jetzt endlich die Sache läuft. Dabei dann noch händisch abgleichen,  wer rausgefallen ist und extra benachrichtigen wäre bei aller Liebe zu unseren Gästen etwas viel geworden.

Ich denke schon, dass ich ganz gut beurteilen kann, was da geleistet wurde. Zum Einen kenne ich die Leute und Strukturen, zum Anderen habe ich selbst beruflich und im Verein mit der DSGVO zu tun - die übrigens schon unmittelbar vor der Tür stand, als der letzte Bacharach-Con im Mai 2018 stattfand.

Ich kann nachvollziehen, dass ein Abgleich der herausgefallenen E-Mail-Adressen aufwändig ist, keine Frage. Ihr habt Euch dazu entschlossen, dies daher nicht durchzuführen - ist auch für sich genommen völlig in Ordnung (die "Irritationen" bei den langjährigen Gästen wurden dann eben in Kauf genommen), zumal eine einfache und funktionierende Lösung (neues Anfordern der Einladung) vorliegt. Hätte man das aber früher (vor dem Einladungsversand) und klarer kommuniziert, wären deutlich weniger Worte im Nachhinein nötig (gewesen).

Liebe Grüße, Fimolas!

[DiRi]

vor einer Stunde schrieb Lukarnam:

PS: ich habe auch keine Einladung bekommen,

Ich auch nicht - und darum bitten mag ich nicht.

[stefanie]

Liebe Shayleigh, das ging ja schnell. Wir danken Dir schön!

[Shayleigh]

vor 18 Minuten schrieb stefanie:

Liebe Shayleigh, das ging ja schnell. Wir danken Dir schön!

Immer gerne, wenn ich kann.

Jetzt endet die schnelle Bearbeitung aber erst einmal, da ich dringend in den Stall und danach auch nochmal ins Büro muss

[Fimolas]

Hallo Einskaldir!

vor 8 Stunden schrieb Einskaldir:

Ich schicke euch natürlich gerne Mail, aber ist es nicht schade, dass alle, die nicht im Forum lesen, euren Hinweis nicht mitbekommen?

Ich werde für meinen Freundes- und Bekanntenkreis sowie die in den letzten Jahren für die MIDGARD-Cons gewonnenen Neulinge wohl entsprechende Rundmails verfassen, damit diese nicht in die Röhre gucken. Sobald ich den Text fertig habe, kann ich diesen hier als Mustervorlage einstellen, damit auch andere Con-Besucher und Interessierte ihn benutzen können.

Es wäre doch schade, wenn Teile unserer Con-Gemeinschaft, die nicht oder nur selten hier im Forum vorbeischauen, in diesem Punkt derart benachteiligt werden.

Liebe Grüße, Fimolas!

Bearbeitet 19. Januar 2019 von Fimolas
Rechtschreibfehler korrigiert

[Maze]

vor 3 Stunden schrieb DiRi:

Ich auch nicht - und darum bitten mag ich nicht.

Dir ist klar, dass das ziemlich borniert klingt?

[dabba]

Man kann auch danach fragen und muss nicht drum bitten.

Ich muss sagen, dass ich dieses Quasi-Experiment hier durchaus interssant finde.
Vielleicht sollte der WestCon zu 2020 auch mal einfach nur Einladungen an Leute verschicken, die explizit danach fragen - und mal gucken, was passiert.

 

[Einskaldir]

vor 5 Stunden schrieb Shayleigh:

Es hätte bestimmt viele - ggf. auch bessere - Möglichkeiten gegeben. Wir haben in unserer Orga leider keine Rechtsanwälte, weshalb wir uns so gut wir konnten in die Thematik eingearbeitet haben (was auch Zeit brauchte). Du magst es vielleicht besser wissen, aber wir kamen zu dem Schluss, dass wir bei der von Dir beschriebenen Vorgehensweise zwar den Hinweis zum Datenschutz versandt hätten, aber noch immer nicht originäre Daten vorliegen hätten, bzw. wüssten, woher wir einst den Datensatz bekommen haben. Natürlich hätte man - wie jetzt auch - um Zusendung bitten können, die Überwachung hätte jedoch einiges an Zeit gekostet und grade ich hatte und habe aktuell beruflich eine turbulente Zeit, weshalb ich das nicht hätte stämmen können. Für Leute, die nicht im Forum sind, tut es mir sehr leid, wenn sie diese Informationen nicht zeitnah erhalten. Allerdings war es schon immer so, dass sich Leute selbsttätig melden mussten, wenn sie aus irgendeinem Grund keine Einladung bekommen hatten. Bisher hat dies meines Wissens auch gut geklappt.

Ich bin gerne in der Bacharach-Orga und ich helfe gerne dabei den Con für uns alle zu organisieren. Dies kann ich (und auch jeder in dieser und anderen Orgas) nur in bestimmtem Rahmen. 

Ich denke hiermit habe ich unsere Entscheidung wirklich ausreichend (und abschließend) erklärt.

Ich danke dir für die Erläuterung und ich bin euch natürlich dankbar für die Zeit, die ihr investiert.

Die Kommunikation, wie Fimolas schrieb, hätte aus meiner Sicht einfach etwas besser sein können. Auch weil die DSGVO ja schon fast in Kraft war, als der letzte Con stattfand. Zum einen hätte man vorher, wenn man schon wusste, dass es ein Problem gibt, einfach noch mal alle vor in Krafttreten anschreiben können und mitteilen, dass zum nächsten Con wegen der DSGO nicht alle eine Einladung bekommen werden. Dann hätten einige, die das hier eben nicht mitbekommen, jetzt eher einen Augenmerk darauf. Zum anderen hätten alle vor Ort einfach beim Einchecken oder am Freitag einen Wisch vor Ort unterzeichnen können, der euch berechtigt, die Daten zu speichern. Zumindest Leute wie ich, Sarandira, Luki und sicher auch ein paar andere wären dann nicht aus der Liste gefallen.

Sei es wie es sei und hätte hätte Fahrradkette, du kriegst gleich ne Mail.

Bearbeitet 19. Januar 2019 von Einskaldir

[ohgottohgott]

vor 17 Stunden schrieb Einskaldir:

Ich danke dir für die Erläuterung und ich bin euch natürlich dankbar für die Zeit, die ihr investiert.

Die Kommunikation, wie Fimolas schrieb, hätte aus meiner Sicht einfach etwas besser sein können. Auch weil die DSGVO ja schon fast in Kraft war, als der letzte Con stattfand. Zum einen hätte man vorher, wenn man schon wusste, dass es ein Problem gibt, einfach noch mal alle vor in Krafttreten anschreiben können und mitteilen, dass zum nächsten Con wegen der DSGO nicht alle eine Einladung bekommen werden. Dann hätten einige, die das hier eben nicht mitbekommen, jetzt eher einen Augenmerk darauf. Zum anderen hätten alle vor Ort einfach beim Einchecken oder am Freitag einen Wisch vor Ort unterzeichnen können, der euch berechtigt, die Daten zu speichern. Zumindest Leute wie ich, Sarandira, Luki und sicher auch ein paar andere wären dann nicht aus der Liste gefallen.

Sei es wie es sei und hätte hätte Fahrradkette, du kriegst gleich ne Mail.

Hätte...

 

[Einskaldir]

Und, findet der Con statt? Stichtag war ja der 18. Januar 2019.

Ich konnte leider erst heute überweisen.

[Fimolas]

vor 20 Minuten schrieb Einskaldir:

Und, findet der Con statt? Stichtag war ja der 18. Januar 2019.

Ich konnte leider erst heute überweisen.

Stimmt, so steht es in den Einladungen geschrieben. Also bevor der Con ob des engen Zeitfensters ausfällt: Diotima und ich konnten auch erst gestern überweisen, also wegen uns sollte der Con nicht scheitern.

[sarandira]

Ich hab dann sicherheitshalber auch mal schnell überwiesen.

 

[Fimolas]

Hallo!

Am 19.1.2019 um 14:31 schrieb Fimolas:

Ich werde für meinen Freundes- und Bekanntenkreis sowie die in den letzten Jahren für die MIDGARD-Cons gewonnenen Neulinge wohl entsprechende Rundmails verfassen, damit diese nicht in die Röhre gucken. Sobald ich den Text fertig habe, kann ich diesen hier als Mustervorlage einstellen, damit auch andere Con-Besucher und Interessierte ihn benutzen können.

Hier folgt der versprochene Text:

Zitat

Liebe MIDGARD-Freunde!

Seit letztem Mittwoch, dem 16.01.2019, haben die Organisatoren des MIDGARD-Bacharach-Cons die Einladungen für den diesjährigen Con verschickt. Dieser findet nach Christi Himmelfahrt vom Freitag, dem 31. Mai, bis zum Sonntag, dem 02. Juni, wie gewohnt in der Jugendherberge auf Burg Stahleck in Bacharach, statt.

Aufgrund der strengeren Vorgaben bei der Datenverwaltung durch die seit Mai 2018 in Kraft getretene DSGVO haben die Organisatoren sich dazu entschieden, nicht näher spezifizierte Datensätze zu löschen, zu deren Besitz sie keine Berechtigung mehr hatten. Dies geschah, ohne die davon Betroffenen vorab darüber zu informieren. Daher kann es passiert sein, dass Ihr, obwohl Ihr in den letzten Jahren immer eine Einladung erhalten habt, so wie ich gar keine Einladungen bekommt.

Weil dieses Problem einzig über das MIDGARD-Forum kommuniziert wurde, wende ich mich nun mit dieser E-Mail an Euch, damit Ihr unter Umständen nicht in die Röhre guckt und erst zu spät oder gar nicht davon erfahrt. Falls Ihr nämlich (aktuell oder für die nächsten Jahre) Interesse an einer Einladung, aber noch gar keine solche erhalten habt, müsst Ihr nun selbst aktiv werden. Unter dem folgenden Link findet Ihr eine Beschreibung des nunmehr notwendigen Vorgehens: http://abenteurergilde-midgard.de/conregistration.html

Ich hoffe, dass wir uns dieses Jahr in Bacharach sehen und dort mit anderen MIDGARD-Spielern ein großes Rollenspielfest feiern werden.

Damit habe ich nun knapp 20 Rollenspieler meiner Umgebung versorgt, die kaum oder gar nicht hier ins Forum schauen und die entweder schon Gäste in Bacharach waren oder zumindest mit dem Gedanken gespielt haben, dort aufzuschlagen.

Der Text darf gerne weiterverwendet werden, um all diejenigen zu erreichen, die nun möglicherweise durch das Raster der Orga gefallen sind. Also macht bitte reichlich davon Gebrauch und helft mit, andere potentiell Betroffene zu erreichen, um lange Gesichter zu vermeiden.

Mit freundlichen Grüßen, Fimolas!

Bearbeitet 20. Januar 2019 von Fimolas

[ohgottohgott]

vor einer Stunde schrieb Einskaldir:

Und, findet der Con statt? Stichtag war ja der 18. Januar 2019.

Ich konnte leider erst heute überweisen.

Hättest Du schon überwiesen ...

 

Gehen wir mal davon aus, dass er stattfindet. Es müsste schon mit dem zugehen, dass wir absagen müssten.

[Meeresdruide]

11 minutes ago, ohgottohgott said:

Hättest Du schon überwiesen ...

Wie denn, wenn man erst ab heute nach einer Einladung fragen soll?

[Solwac]

Am 17.1.2019 um 15:10 schrieb Solwac:

Ich freue mich auf den nächsten Schritt, die Bestätigungen.

Freude hat eingesetzt.